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Gestão Documental

Distribuição, Recolha e Organização DE DOCUMENTOS

Criado para ajudar as empresas na gestão e automatização dos seus processos de trabalho, entre eles: Financeiro; Administrativo; Recursos Humanos; Comercial entre outros.

Na EXPLORETIME fazemos a configuração e instalação desta ferramenta na sua empresa.

 

A Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação, garantindo uma maior produtividade e eficácia no tratamento e gestão das tarefas dos colaboradores, ao mesmo tempo que reduz qualquer margem de erro.

 

  • Fácil instalação e montagem;
  • Integração com Active Directory;
  • Notificações automáticas por email;
  • Integração de Scanner e MFP;
  • Exportação de dados em MS Excel;
  • Criação de PDF pesquisável;

O Processo da Gestão Documental

Recolha

Os documentos são recolhidos através da digitalização usando dispositivos multifuncionais ou scanners. Como alternativa, os ficheiros já existentes podem ser importados diretamente para a aplicação, por email ou através de conectores específicos.

Processamento

Nesta fase os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras pré-definidas. Os atributos são recolhidos automaticamente, utilizando o reconhecimento ótico de caracteres, código de barras ou leitura de código QR.

Arquivo

Os documentos processados são armazenados em arquivos definidos pela organização. Estes arquivos podem estar localizados dentro das instalações da organização ou na Nuvem ou em combinações dos dois.

Fluxo de Trabalho

Utilizando fluxos de trabalho é possível conceber um fluxo de aprovação para que certos documentos possam ser revistos, aprovados, publicados e distribuídos. Os utilizadores são notificados das suas tarefas, garantindo a sua execução.

Publicação

Os documentos são disponibilizados para consulta na plataforma web. Podem ser pesquisados tanto pelos seus atributos como pelo seu conteúdo, e o acesso pode ser restringido de acordo com o perfil do utilizador.

Funcionalidades

Dropzone

Esta funcionalidade permite aos utilizadores arrastar e largar documentos pré-existentes para um navegador web.

Atributos

Atributos configuráveis e fortemente registados podem ser associados a documentos de forma manual ou automática.

Anotações

Podem ser inseridas anotações aos documentos durante a fase de fluxo de trabalho.

Fiscalização de email

Análise de todos os e-mails recebidos de caixas de correio pré-definidas

Permissões

Permite definir quem pode digitalizar, quem pode editar, e quem pode ver cada tipo de documento.

Pesquisa

Acesso instantâneo a qualquer documento e em qualquer lugar com o motor de busca da Gestão Documental.

Navegador

Visualização de todos os documentos contidos em múltiplos repositórios num único local.

Scripts

Incluí scripts totalmente personalizáveis.

Com a utilização desta ferramenta:

  • Envie documentos em formato digital;
  • Evite deslocações ao contabilistas;
  • Evite custos desnecessários com cópias de documentos;
  • Manter a posse dos documentos originais;
  • Documentos disponíveis online 24/7;

Para mais informações:

Fale com a nossa equipa. Peça um orçamento e responderemos o mais breve possível.

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